- Ein Vor-Ort-Termin entscheidet oft über den Auftrag, noch bevor das Angebot geschrieben ist.
- Die Checkliste gliedert den Termin in drei Phasen: Vorbereitung, Gespräch beim Kunden und Nachbereitung.
- Die wichtigsten Punkte sind unscheinbar: pünktlich sein, beide Entscheider dabei haben, Budget und Zeitplan offen ansprechen und einen fixen nächsten Schritt vereinbaren.
- Die Liste eignet sich zum Ausdrucken, für das Tablet oder als Vorlage im CRM.
Diese Checkliste gehört in jedes Firmenauto. Sie hilft Meistern, Außendienst und Projektleitern, keinen der Punkte zu vergessen, die beim Kunden den Unterschied machen. Die Hintergründe, warum der Vor-Ort-Termin so entscheidend ist, stehen im Artikel zum Vor-Ort-Termin im Handwerk.
Vor dem Termin
- ☐ Anfrage noch einmal lesen: Was will der Kunde, was hat er schon geschrieben?
- ☐ Am Vortag kurz anrufen oder eine Nachricht schicken: Termin bestätigen, Namen nennen.
- ☐ Fragen: „Sind beim Termin alle dabei, die mitentscheiden?“
- ☐ Fotos oder Pläne vorab anfordern, wenn möglich.
- ☐ Adresse, Parkmöglichkeit und Fahrzeit prüfen, fünf Minuten Puffer einplanen.
- ☐ Werkzeug, Messgeräte, Muster, Referenzfotos und Visitenkarten einpacken.
- ☐ Saubere Kleidung, sauberes Auto. Klingt banal, wird wahrgenommen.
Beim Kunden
- ☐ Pünktlich sein. Wenn es später wird: vorher anrufen.
- ☐ Vorstellen, kurz sagen, wie der Termin abläuft und wie lange er dauert.
- ☐ Zuerst fragen, dann messen: „Was stört Sie am meisten? Was ist Ihnen wichtig?“
- ☐ Zeitplan klären: „Bis wann soll das fertig sein?“
- ☐ Budget ansprechen: „Haben Sie sich schon einen Rahmen überlegt?“ Ohne Druck, aber offen.
- ☐ Gründlich aufnehmen: Maße, Fotos, Besonderheiten, Zugang, mögliche Probleme.
- ☐ Ehrlich einschätzen: Was ist sinnvoll, was nicht, wo gibt es Risiken?
- ☐ Referenzen zeigen, die zum Projekt passen, idealerweise aus der Umgebung.
- ☐ Wenn Förderung ein Thema ist: nur nennen, was belegt ist, nichts versprechen.
- ☐ Den nächsten Schritt vereinbaren: „Sie bekommen das Angebot bis Donnerstag, ich rufe Sie am Montag an.“
- ☐ Fragen, ob es noch etwas gibt, das bald ansteht, und ob ein Partnerbetrieb helfen kann.
Nach dem Termin
- ☐ Am selben Tag Notizen und Fotos ins CRM oder die Kundenakte übertragen.
- ☐ Kurze Nachricht an den Kunden: Danke für den Termin, Angebot kommt wie vereinbart.
- ☐ Angebot innerhalb der zugesagten Frist schicken, mit Bezug auf das Gespräch.
- ☐ Nachfass-Termine in den Kalender legen. Siehe Angebote nachfassen.
- ☐ Wenn der Auftrag nicht kommt: nach dem Grund fragen und notieren.
- ☐ Einmal im Monat auswerten: Wie viele Termine, wie viele Angebote, wie viele Aufträge? Hinweise im Artikel zu Kennzahlen im Handwerksbetrieb.
Drei Sätze, die sich bewährt haben
Zum Budget: „Damit ich Ihnen nichts anbiete, was nicht passt: Mit welchem Rahmen haben Sie gerechnet?“
Zum Zeitplan: „Gibt es einen Termin, bis zu dem alles fertig sein muss, etwa ein Einzug oder eine Feier?“
Zum Abschluss des Termins: „Was müsste im Angebot stehen, damit Sie sich für uns entscheiden?“
Was in Österreich zu beachten ist
In Österreich ist ein Angebot gegenüber Privatkunden grundsätzlich ein verbindlicher Kostenvoranschlag, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist. Was beim Aufmaß übersehen wird, lässt sich später nur schwer nachverrechnen. Deshalb lohnt es sich, beim Termin gründlich zu sein und unsichere Punkte im Angebot klar zu benennen. Wird der Vertrag direkt beim Kunden zu Hause unterschrieben, gelten zudem die Regeln für Auswärtsgeschäfte mit Rücktrittsrecht.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein Vor-Ort-Termin dauern?
Das hängt vom Gewerk und Projekt ab. Für Fenster, Bad oder Dach sind 45 bis 90 Minuten realistisch. Wichtiger als die Dauer ist, dass am Ende ein klarer nächster Schritt vereinbart ist.
Soll ich beim Termin das Budget ansprechen?
Ja. Wer das Budget kennt, kann passende Varianten anbieten und vermeidet Angebote, die am Bedarf vorbeigehen. Fragen Sie offen und ohne Druck, etwa nach dem Rahmen, mit dem der Kunde gerechnet hat.
Wie sieht ein Neukunden-System für Ihr Gewerk aus?
Im Erstgespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen: wie viele qualifizierte Anfragen Sie brauchen, was sie in Ihrer Region kosten und ob sich ein System für Ihren Betrieb rechnet. Ehrlich, auch wenn die Antwort nein ist.