- Ein voller Kalender ist kein Erfolg, wenn er mit Aufträgen gefüllt ist, die wenig verdienen oder viel Ärger machen.
- Wer seinen Wunschkunden genau beschreiben kann, findet ihn leichter und erkennt unpassende Anfragen früher.
- Kleinaufträge sind oft Verlustgeschäfte, weil Anfahrt, Vorbereitung und Abrechnung den Auftragswert auffressen.
- Ein Mindestauftragswert oder eine Anfahrtspauschale ist kein Affront, sondern eine ehrliche Kalkulation.
- Ein freundliches, begründetes Nein mit Empfehlung eines Kollegen schadet dem Ruf nicht, es stärkt ihn.
Der Satz „Wir nehmen alles an, was kommt“ klingt nach Fleiß und Kundennähe. In der Praxis ist er oft der Grund, warum Betriebe zwar ausgelastet sind, aber trotzdem nicht genug verdienen. Denn nicht jeder Auftrag ist ein guter Auftrag. Manche kosten mehr Zeit, Nerven und Geld, als sie einbringen. Und jede Stunde, die in einen solchen Auftrag fließt, fehlt für einen besseren.
Was einen guten Auftrag ausmacht
Ein guter Auftrag erfüllt mehrere Kriterien gleichzeitig:
- Er verdient Geld, gemessen am Deckungsbeitrag pro Stunde, nicht am Auftragswert.
- Er passt zu dem, was Sie gut können, sodass wenig Lernaufwand und Fehlerrisiko entsteht.
- Er liegt in einem sinnvollen Einzugsgebiet, ohne stundenlange Anfahrt.
- Der Kunde ist entscheidungsfähig und fair, zahlt pünktlich und respektiert Ihre Arbeit.
- Er hat Folgepotenzial: Empfehlungen, Folgeaufträge, eine gute Referenz.
Kaum ein Auftrag erfüllt alles. Aber wer diese Kriterien kennt, kann Anfragen besser einschätzen.
Den Wunschkunden beschreiben
Der erste Schritt ist ein klares Bild davon, für wen Sie am liebsten arbeiten. Schauen Sie dafür auf die Aufträge der letzten zwei Jahre und fragen Sie:
- Welche drei Aufträge haben am meisten verdient?
- Welche drei haben am meisten Spaß gemacht?
- Welche drei haben am meisten Ärger gemacht?
- Was hatten die guten gemeinsam? Was die schlechten?
Daraus entsteht ein Profil, etwa: „Eigentümer von Einfamilienhäusern aus den 60er bis 90er Jahren im Umkreis von 30 Kilometern, die eine Komplettsanierung des Bads planen und Wert auf Beratung legen.“ Oder bei gewerblichen Kunden: „Hausverwaltungen mit 20 bis 100 Objekten im Bezirk, die einen verlässlichen Partner für laufende Reparaturen suchen.“
Dieses Profil hilft doppelt. Es zeigt, wo Sie aktiv suchen sollten, und es macht es leichter, unpassende Anfragen zu erkennen. Wie sich eine solche Ausrichtung auf Marketing und Positionierung auswirkt, beschreibt der Artikel zur Spezialisierung im Handwerk.
Warum Kleinaufträge oft Verlust bringen
Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Kunde ruft an, der Wasserhahn tropft. Klingt nach einer halben Stunde Arbeit. Tatsächlich kommen dazu:
- Telefonat und Terminabstimmung: 10 Minuten.
- Anfahrt hin und zurück: 40 Minuten.
- Material holen oder aus dem Lager nehmen: 10 Minuten.
- Die eigentliche Arbeit: 30 Minuten.
- Rechnung schreiben und verbuchen: 10 Minuten.
Aus einer halben Stunde werden fast zwei. Wenn nur die Arbeitszeit und eine knappe Anfahrt verrechnet werden, ist der Auftrag ein Verlustgeschäft. Bei einem großen Auftrag verteilen sich diese Nebenzeiten auf viele Stunden, beim Kleinauftrag nicht.
Mindestauftragswert und Pauschalen
Es gibt mehrere Wege, Kleinaufträge rentabel zu machen:
Mindestauftragswert. Aufträge unter einem bestimmten Betrag werden nicht angenommen oder es wird der Mindestbetrag verrechnet.
Anfahrtspauschale. Eine feste Pauschale je Einsatz, gestaffelt nach Entfernung. Transparent und für Kunden nachvollziehbar.
Mindestarbeitszeit. Es wird mindestens eine Stunde verrechnet, auch wenn die Arbeit kürzer dauert.
Bündeln. Kleinaufträge werden gesammelt und an festen Tagen in einem Gebiet abgearbeitet. Das senkt Fahrzeit und macht sie rentabler.
Kleinaufträge an einen Partner weitergeben, der darauf spezialisiert ist, etwa einen Kollegen mit einem Servicewagen.
Wichtig: Kommunizieren Sie Pauschalen und Mindestwerte vorher, am besten schon am Telefon und auf der Website. Ein Kunde, der vorher weiß, was ihn erwartet, akzeptiert es. Einer, der es auf der Rechnung entdeckt, nicht.
Gerade weil die Baupreise in den letzten Jahren deutlich gestiegen sind, wie der Baupreisindex von Statistik Austria zeigt, verstehen viele Kunden heute besser, dass auch ein kleiner Einsatz seinen Preis hat.
Unpassende Anfragen früh erkennen
Je früher Sie merken, dass eine Anfrage nicht passt, desto weniger Zeit verlieren Sie. Bewährt haben sich einige Fragen schon im ersten Telefonat:
- Was genau soll gemacht werden?
- Wo befindet sich das Objekt?
- Wann soll es losgehen?
- Gibt es schon andere Angebote oder Vorstellungen zum Budget?
- Wer entscheidet?
Wer diese Fragen stellt, merkt schnell, ob ein Vor-Ort-Termin sinnvoll ist. Wie das Erstgespräch und der Besichtigungstermin aufgebaut sein sollten, beschreibt der Artikel über den Vor-Ort-Termin.
Auch die Website kann vorfiltern. Wer klar schreibt, was er macht, für wen und in welchem Gebiet, bekommt weniger unpassende Anfragen. Ein Satz wie „Wir übernehmen Badsanierungen ab einem Auftragswert von X Euro im Bezirk Y“ mag manche abschrecken, aber genau die, die ohnehin nicht passen.
Nein sagen, ohne Porzellan zu zerschlagen
Viele Betriebe sagen nicht nein, sondern melden sich einfach nicht mehr. Das ist die schlechteste Variante, denn der Kunde wartet, ärgert sich und erzählt es weiter.
Besser ist ein kurzes, ehrliches Nein:
- Bedanken für die Anfrage.
- Kurz begründen: passt nicht ins Leistungsspektrum, Einzugsgebiet zu weit, Kapazität erst in sechs Monaten.
- Alternative nennen: einen Kollegen, der darauf spezialisiert ist, oder einen späteren Zeitpunkt.
Ein gutes Netzwerk aus Kollegen, an die man solche Anfragen weitergeben kann, ist Gold wert. Es funktioniert in beide Richtungen: Wer Anfragen weitergibt, bekommt auch welche zurück. Regionale Bau- und Energiemessen sind übrigens ein guter Ort, solche Kontakte zu knüpfen, auch als Besucher; mehr dazu im Artikel über Messen für Handwerksbetriebe.
Was in Österreich anders ist
In Österreich müssen nach § 5 KSchG Kunden vorher darauf hingewiesen werden, wenn ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig ist. Dasselbe Prinzip der vorherigen Information gilt sinngemäß für Anfahrtspauschalen und Mindestverrechnungen: Werden sie nicht vorher kommuniziert, gibt es Diskussionen. Viele Landesinnungen veröffentlichen Orientierungshilfen zur Verrechnung von Fahrtzeiten, die man als Begründung gegenüber Kunden heranziehen kann.
Bei Arbeiten an Wohnungen in Mehrparteienhäusern lohnt es sich zu klären, wer Auftraggeber ist: Mieter, Eigentümer oder Hausverwaltung. Gerade bei Kleinaufträgen führt das sonst zu Zahlungsverzögerungen.
Häufige Fragen
Verliere ich nicht Kunden, wenn ich Kleinaufträge ablehne?
Einige ja. Die Frage ist, ob diese Kunden Ihnen etwas bringen. Wenn ein Kleinauftrag regelmäßig zu größeren Folgeaufträgen führt, kann er sich lohnen. Wenn nicht, bindet er Kapazität, die für bessere Aufträge fehlt.
Wie hoch sollte ein Mindestauftragswert sein?
So hoch, dass Anfahrt, Vorbereitung, Material, Abrechnung und ein angemessener Deckungsbeitrag gedeckt sind. Rechnen Sie es für Ihr Gewerk aus, statt eine Zahl aus dem Bauch zu nehmen.
Wie sage ich einem Kunden ab, ohne unhöflich zu sein?
Kurz, ehrlich und mit einer Alternative: Das passt nicht in unser Leistungsspektrum oder unsere aktuelle Planung, aber Kollege X ist darauf spezialisiert. Die meisten Kunden schätzen diese Offenheit mehr als ein Angebot, das nie kommt.
Wie sieht ein Neukunden-System für Ihr Gewerk aus?
Im Erstgespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen: wie viele qualifizierte Anfragen Sie brauchen, was sie in Ihrer Region kosten und ob sich ein System für Ihren Betrieb rechnet. Ehrlich, auch wenn die Antwort nein ist.